Ferramentas que permitem encontros via internet estão cada vez mais sofisticadas e garantindo maior produtividade para as empresas

Por: Altair Santos

A necessidade de as empresas aprimorarem seus sistemas para enfrentar melhor a concorrência leva à convicção de que o número de reuniões corporativas deve continuar a crescer. É o que aponta estudo da LogMeIn, empresa global de TI. Nos países onde a pesquisa foi realizada, 90% dos entrevistados esperam maior número de reuniões nos próximos anos. Para suprir a demanda, as corporações estão apostando cada vez mais nas reuniões virtuais. Nas nações mais desenvolvidas, elas já representam 33% dos encontros. No Brasil, estão na faixa dos 25%. Entre as que aderem a este movimento estão as construtoras. É o que revela Gustavo Boyde, gerente de marketing da LogMeIn para a América Latina. Confira:

É possível mensurar o quanto as empresas ganham em tempo e recursos ao substituir as reuniões presenciais por reuniões virtuais?
Uma reunião virtual não tem o tempo de deslocamento de um local para outro. Se ganha tempo e se poupa recursos. A reunião virtual ajuda muito na questão da produtividade, principalmente quando são usadas as ferramentas adequadas. Uma reunião virtual também pode ter um custo elevado se feita por telefone, por causa dos interurbanos e das chamadas internacionais. Então, o uso da tecnologia certa pode fazer um executivo até dobrar o número de reuniões por dia, otimizando os negócios.

Ferramentas como Skype e Webex são as mais usadas em reuniões virtuais?
No Brasil, estes são, sim, dois nomes muito fortes para reuniões virtuais. Existem outras ferramentas além destas que são utilizadas, dependendo do tamanho da empresa. O mercado para reuniões virtuais é bastante amplo e tem diversas e diferentes ferramentas destinadas a necessidades diferentes. O Skype é muito utilizado para pessoa física e pequenas empresas. Já o Webex e ferramentas como o Join Me são utilizados para grandes empresas e para o ambiente corporativo, que exige mais segurança. Então, diria que sim, Skype e Webex são as mais conhecidas e as mais usadas no mercado.

O setor da construção civil é um dos que mais utiliza reuniões virtuais?
A construção civil atua em vários locais. Uma empresa tem canteiros de obras em diferentes cidades e as reuniões virtuais dão agilidade ao andamento do cronograma. O único empecilho é que, em certas ocasiões, o local da obra é remoto e impede o uso de ferramentas para reuniões virtuais. Mas não tenho dúvidas em afirmar que a construção civil é um dos setores que mais se beneficia desta tecnologia.

No Brasil, a internet já favorece as reuniões virtuais sem risco de cair a conexão?
O Brasil ainda está atrás de alguns países em termos de internet. Em algumas regiões do país as conexões ainda são instáveis. No sul e sudeste, tem uma maior cobertura de internet. Mas de certa forma, o Brasil já está preparado. Praticamente, qualquer centro urbano, qualquer cidade tem internet. Também existem ferramentas que utilizam bandas menores. Além disso, o datacenter destas ferramentas também é decisivo para a boa conexão.

Em comparação a outros países, como está o Brasil no volume de reuniões virtuais?
Hoje, 25% das reuniões do Brasil já são virtuais. Em termos globais, são 33%. Então, o país está um pouco abaixo da média de reuniões virtuais on-line, mas ele está quase lá.

Quais os setores econômicos que mais realizam reuniões virtuais no Brasil?
Depende muito da maturidade da indústria. A gente enxerga que empresas de tecnologia geralmente estão mais acostumadas às novas ferramentas e geralmente elas são as pioneiras. Empresas de tecnologia, empresas de marketing e vendas são as que mais utilizam as reuniões on-line. Mas em geral, temos percebido que todos os segmentos estão se abrindo a essa tendência. Principalmente, as corporações com jovens executivos entre 26 anos e 35 anos. Mas as ferramentas estão disponíveis a todos e a todas as áreas. Depende muito mais dos profissionais envolvidos do que do perfil da empresa.

Com as reuniões virtuais ocupando mais espaço nas corporações, as reuniões presenciais serão usadas para quais finalidades?
A tendência é que uma reunião virtual possa substituir todas as reuniões. Claro que ela não tem o contato humano, mas com os recursos disponíveis é possível compartilhar telas, trocar informações e fazer anotações de forma até mais eficaz do que uma reunião presencial.

As reuniões virtuais são mais produtivas?
Ao se evitar o deslocamento já se ganha em produtividade. Além disso, a reunião virtual praticamente elimina as conversas laterais, tornando o encontro mais objetivo. Isso torna a reunião virtual mais eficaz, e com um tempo menor que a reunião presencial. Na reunião presencial, existem os atrasos causados pelo trânsito e outros imprevistos. Além disso, existe a transição da informalidade para o aspecto formal da reunião, ou seja, as pessoas chegam batem papo e depois tratam dos assuntos da reunião. No encontro virtual, se vai direto ao ponto, aos objetivos do encontro. Então, sim, as reuniões virtuais são mais produtivas.

As reuniões virtuais se dão mais por desktops, notebooks, tablets ou smartphones?
Hoje, reuniões virtuais se dão mais por desktops e notebooks. Mas já existem tablets e smartphones adaptados para essas ferramentas, onde é possível falar por voz, compartilhar a tela, ver a tela de outra pessoa. A única diferença é que as telas são menores e as pessoas tendem, nas reuniões virtuais, a preferir telas maiores.

Os colaboradores gostam de participar de reuniões, sejam elas presenciais ou virtuais?
Em geral, os colaboradores não gostam de participar de reuniões. Na nossa pesquisa, dois terços deles (em torno de 66%) acham que as reuniões são improdutivas. Na mesma pesquisa, porém, 90% dos entrevistados avaliam que em 2016 o número de reuniões vai aumentar. Então, essas ferramentas vêm para ajudar, para tornar as reuniões mais produtivas e mais práticas. Mas em geral, a satisfação das pessoas com reuniões não são muito boas. Uma das dicas é reduzir o número de pessoas nos encontros, para que eles se tornem mais curtos e produtivos. Algumas corporações têm optado pelas reuniões chamadas de “um-para-um”. Aí, quando todas as definições já estão praticamente certas é que se faz uma reunião maior apenas para fechar a questão. Óbvio, isso precisa de um bom mediador para encaminhar os assuntos das reuniões.

Entrevistado
Gustavo Boyde, graduado em marketing pela UFRGS e com MBA em marketing digital pela ESPM. Atualmente é o gerente de marketing da LogMeIn para a América Latina
Contato: logmein@singcomunica.com.br

Créditos Fotos: Divulgação/LogMeIn

Jornalista responsável: Altair Santos MTB 2330