Participar de feiras é uma atividade de planejamento que exige trabalho, dedicação e conhecimento

Créditos: Vanda Pereira Cúneo – Assistente de Marketing

As empresas têm à disposição um leque diversificado de ferramentas de marketing para atingir os objetivos a que se propõem em termos de produto, preço, distribuição e comunicação. A participação em feiras é uma das ações que contribuem na obtenção destes resultados. Esta é uma atividade de planejamento que exige trabalho, dedicação e conhecimento, além de ser uma ocasião excelente para promover novos produtos/serviços ou testá-los, investigando diretamente o mercado.

A participação numa feira envolve um amplo trabalho preparatório que deve ser iniciado entre quatro a seis meses antes da data de início da feira e obedece a várias regras. Mas antes mesmo de iniciar esta etapa há que:

Passo 1 – Preparar a participação numa feira

Deve-se solicitar toda a documentação disponível sobre a feira escolhida para obter as principais informações (data de realização, número de edições já realizadas, horários, perfil do expositor, perfil do visitante, área ocupada, número de expositores, expositores de edições anteriores e atuais, número de visitantes esperados, meios de divulgação da feira, data e horários de montagem e desmontagem, seguro, com que antecedência deve ser efetuada a reserva, lista dos hotéis e infra-estruturas envolventes). Após isso, deve-se iniciar o planejamento propriamente dito seguindo uma estratégia de marketing que terá por base um plano que deve incluir: objetivos da feira, análise pré-feira, orçamento, identificação do mercado-alvo, escolha dos produtos a expor, plano de promoção e publicidade, coordenação do pessoal, determinação da equipe de apoio para a feira, atribuição das responsabilidades, elaboração da escala de serviço e atuação pós-feira.

Passo 2 – Definir o estande

O estande é a estrutura onde se materializa a participação numa feira, sendo a imagem da empresa e tem por objetivo chamar a atenção do público-alvo. O estande pode ser dividido em:

· Chão livre, ou seja, os metros quadrados alugados;
· Estrutura física, que por sua vez pode ser construída com elementos fornecidos pela própria organização ou pela empresa.

A localização do estande dentro da feira não é de grande importância, já que a maioria dos visitantes percorre toda a feira, mas deve:

· Atrair o olhar;
· Informar os profissionais;
· Facilitar o convívio.

Passo 3 – Definir o orçamento para a feira

O investimento depende dos objetivos e das disponibilidades financeiras do expositor e dos objetivos e potencialidades da feira. O orçamento deve ser dividido em sete categorias:

· Aluguel do espaço;
· Estande;
· Transportes das mercadorias;
· Serviços da feira (contratar pessoal para montar o estande; serviços de limpeza, de aluguel de mobiliário, fotógrafo, seguro, plantas, telefone, etc.);
· Pessoal: avaliar se são necessárias pessoas suplementares;
· Publicidade e divulgação;
· Deslocações e estadias.

Passo 4 – Fazer o marketing pré-feira

Para se atingir o maior número possível de visitantes, com interesse para a empresa, é necessário apostar num marketing pré-feira, através do envio de convites, e-mail ou publicidade na imprensa. Cada expositor deve cativar não o maior número de visitantes, mas o seu público-alvo. São vários os instrumentos a utilizar:

· Convites personalizados – são a melhor forma de garantir a presença dos visitantes mais importantes;
· Mailing – é a forma de atingir potenciais clientes. O mailing de convites deve ser feito dois meses antes, mas a empresa deve fazer um segundo mailing um mês antes da feira;
· Telemarketing – é uma boa ferramenta no âmbito dos contatos personalizados e prende-se essencialmente com a marcação de entrevistas para a feira. Este trabalho deve ser iniciado com cerca de duas a quatro semanas de antecedência e é de grande utilidade quando a empresa expositora pretende aproveitar a oportunidade de participar na feira para organizar uma atividade paralela;
· Imprensa – a estratégia a seguir será determinada pelo orçamento existente e a freqüência da publicação de anúncios deve ser preferida à dimensão dos mesmos.

Passo 5 – Saber quais os erros a evitar no estande

Um dos erros mais comuns é selecionar uma feira porque a concorrência também participa ou porque já é habitual marcar presença num determinado salão. Além disso, existe um conjunto de regras que não devem ser esquecidas dentro do estande de uma empresa numa feira:

· Evitar sentar-se;
· Não ler;
· Não fumar;
· Não comer ou beber;
· Não conversar ao telefone;
· Não ficar obstruindo a visão dos clientes;
· Não deixar questões por resolver;
· Não conversar com os amigos em pequenos grupos.

Passo 6 – Atuar durante a feira

O fato do visitante/comprador se dirigir ao estande receptivo e motivado é algo de que se deve tirar partido, afinal, nas feiras é possível ver, tocar ou provar os produtos. Para garantir o sucesso desta atuação é aconselhável:

· Definir uma estratégia;
· Adaptar os produtos aos mercados e escolher os produtos ou serviços mais adequados a cada feira;
· Realizar demonstrações e entregar brindes;
· Conhecer a concorrência;
· Preencher fichas de contato, com o objetivo de obter contatos que venham a transformar-se em compras;
· Aproveitar os serviços propostos pela organização (imprensa, atividades paralelas);
· Analisar o atendimento aos visitantes;
· Animar o estande;
· Manter reuniões diárias com todo o pessoal do estande;
· Fotografar o estande;
· Manter o estande limpo e arrumado.

Passo 7 – Elaborar o relatório da feira

Posteriormente, e mesmo durante a realização da feira, é importante registrar o que aconteceu no estande e na feira. Este registro deve ser feito regularmente ao longo da participação na feira, reunindo vários documentos:

· Planejamento: inclui o orçamento, as notas das reuniões com o pessoal, os objetivos da participação, etc.;
· Serviços da feira: arquivar as cópias dos serviços encomendados;
· Exposição: incluir o desenho do estande, a implantação dos produtos a expor, instruções para a montagem/desmontagem, os contatos da empresa, números de emergência, o regulamento da feira e o guia do expositor;
· Promoção e Publicidade: guardar uma listagem das empresas para as quais foram enviados os convites e fazer um mapa com os meios de comunicação social onde foi divulgada a participação;
· Transporte: incluir cópias de correspondência trocada com as transportadoras e contatos das mesmas;
· Contatos: arquivar um exemplar da ficha de contato assim como a planificação quanto à conversão dos contatos em vendas efetivas.

Passo 8 – Gerir o pós-feira

Depois do contato inicial estabelecido com um cliente na feira, o acompanhamento do mesmo é fundamental. A empresa expositora deve reunir todos os contatos efetuados e estabelecer uma nova ligação por telefone, enviar a documentação requerida ou a amostra dos produtos e visitar o cliente. Além disso, o responsável apontado pela empresa para gerir a participação na feira deve fazer um balanço final no qual incluirá uma avaliação dos resultados da participação. Esta avaliação deve ser feita a três níveis:

· Aspectos técnicos;
· Aspectos comerciais e
· Aspectos administrativos.

Este documento será utilizado depois como ponto de partida ou orientação para futuras participações em feiras.

Em alguns setores, há empresas que têm nas feiras sua principal estratégia comercial. Outras se preparam o ano inteiro para, em um único evento, lançar seu produto no mercado e anunciar novas estratégias ou até mudanças substanciais dentro da companhia. Há, ainda, empresas que consideram a feira um evento de participação obrigatória para sinalizar sua posição no mercado onde atua. Isso depende da estratégia de cada empresa, que inclui inclusive a decisão de participar ou não de feiras com freqüência.

Bibliografia: Viegas, Márcia; Marketing de feiras, Manual do Expositor, 1ª Edição, Edições Sílabo

Jornalista Responsável: Rosemeri Ribeiro Mtb. 2696